Многие полагают, что цена печати складывается из стоимости тонера и бумаги. По словам менеджера канала дистрибуции Canon Михаила ПОЛУНЕЦКОГО, на самом деле стоимость печати складывается из многих составляющих и стоимость расходных материалов составляет всего 10% от стоимости печати. 5% от стоимости печати составляют административные расходы, 25% - производство документов (включающее время и трудозатраты конечного пользователя). Как полагают специалисты, для уменьшения влияния последнего пункта необходимо упрощать задачи пользователя, в том числе путем внедрения мобильных решений.
Основную долю в стоимости печати, около 50%, по мнению экспертов, занимает управление документами - поиск, обработка и их хранение. Сотрудники тратят 1,8 часа в день, или 9,3 часа в неделю, на поиск и сбор информации. Именно эта составляющая и оказывает самое большое влияние на стоимость печати в компании и, соответственно, в первую очередь нуждается в оптимизации. Как отметили участники конференции, способствовать сокращению расходов может автоматизация рабочих процессов, в частности, внедрение инструментов сканирования и отправки, инструментов для поиска информации и оцифровки документов.
Еще 10% от полной стоимости печати приходится на IT-поддержку - IT-отделы тратят на поддержание парка печатной техники до 21% времени. Для большинства казахстанских компаний типично наличие излишне раздутого парка печатных устройств (принтеров, факсов, сканеров, копиров), используемых нерационально, использование отдельных устройств для каждой операции с документом. Между тем, отмечают эксперты, себестоимость владения настольным принтером гораздо выше, чем коридорным устройством, и компания, инфраструктура которой изобилует настольными принтерами, сильно переплачивает за печать. “Себестоимость владения настольным принтером гораздо выше, чем коридорным устройством. Если вы расплодили настольные принтеры, вы очень сильно переплачиваете”, - утверждают эксперты. По мнению директора по развитию партнерской сети ТОО “КМBSP” (Konica Minolta) Иллариона ОВЧАРОВА, накличие чрезмерно раздутого парка печатных устройств порождает еще одну проблему, о которой редко задумываются рядовые пользователи, а именно проблему безопасности информации. Обилие печатных устройств не позволяет проследить, кто из сотрудников что печатает. Это означает отсутствие безопасности и, соответственно, создает риск утечки конфиденциальной информации, а значит, потери денег. Если из компании “ушла” важная копия бумажного документа, не помогут никакие технологические решения, отмечает эксперт. Серьезной проблемой в современных офисах является и нецелевое использование печатной техники.
Нельзя оставлять без внимания и техническую сторону вопроса. Наличие в компаниях большого количества печатных устройств неизбежно создает высокую нагрузку на IT-службу компании, соответственно, специалисты не всегда справляются со своими обязанностями должным образом. “Когда у тебя 700 устройств и ты грамотный IT-специалист, естественно, тебе не хочется разбираться с очередным принтером”, - говорит г-н Овчаров. Кроме того, для обеспечения качественной работы всех имеющихся в компаниях печатных устройств IT-службам приходится работать с большим количеством различных производителей, техника каждого из которых имеет свои особенности, а также закупать расходные материалы у огромного количества поставщиков.
Выход из положения специалисты видят во внедрении решений для оптимизации печатной инфраструктуры. Как отметили участники конференции, в распоряжении вендоров есть соответствующие современные решения в области “железа”, программные решения, способные работать с техникой любого производителя. Однако свою основную задачу специалисты видят в том, чтобы не только рассказать клиентам о своих продуктах, но и выслушать их пожелания, понять требования заказчика и представить решения, способные удовлетворить запросы. “Сначала необходимо проанализировать существующую печатную инфраструктуру, для этого нужны программные инструменты, которые есть в том числе у Canon, нужен анализ специалистов, должно быть сформировано предложение с учетом пожеланий заказчика, чтобы решить насущные проблемы. Это не только и не столько снижение себестоимости печати, но и обеспечение безопасности документов, а также повышение производительности сотрудников с точки зрения выполнения ими печатных работ”, - констатировал г-н Полунецкий.
По мнению г-на Овчарова, важно донести до заказчиков идею того, что все процессы в компании могут быть оптимизированы, и печать не является исключением. “У Konica Minolta есть свой подход к этому вопросу - целая система Optimized Print Services (OPS). Основная цель заключается в минимизации расходов, что очень актуально в кризисный период. Второй момент связан с эффективностью работы. Снизить расходы - это одно. Надо еще сделать так, чтобы все процессы работали эффективно, что и приводит к снижению затрат. И третье - сделать все это прозрачным и контролируемым, поскольку на данный момент основная масса компаний абсолютно никак не контролирует свои расходы по печатной инфраструктуре, никак не контролирует оборудование, сервис и ремонт. Все происходит очень хаотично. Мы призываем к тому, чтобы все это было контролируемо, эффективно, недорого”, - констатировал эксперт.
